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この記事では、ビジネスプロセスをフロー図にする「BPMN」について基本の内容から、プロセス定義の考え方、おすすめの日本語無料ツールまでご紹介をします！
RPAの導入や人材の流動性が活性化する今後、ブラックボックス化してしまっている社内業務内容の見える化は必須となります。
業務の見える化に活用できるBPMNを学んでおくことは、自分の業務スキルの向上にも繋がる部分になってきますので是非、参考にしてみてください！
BPMNとは？
BPMN：Business Process Model Notation
つまり、「ビジネスプロセスモデルとその表記法」という意味になります。
国際標準の基準となっておりますので、日本国外でも使用されているものとなります。
以下の２点にBPMNが利用されたりします！
①業務改善やシステム化のための要件定義
②業務マニュアルの作成
BPMN活用のメリット
ビジネスプロセスの見える化において、誰が見ても業務内容の誤解や誤認識を生みにくいことがメリットとなります。
また、国際標準の規格となるので、世界中に多くのBPMNツールが存在していますので、無償のものから高級なものまでツールが選び放題となります。
このことから、システム要件をシステム構築者に正しく伝えられることや、多くの関係者が正しく業務プロセスを理解できることにより、伝達にかかるコストやリスクを削減することができますね。
BPMNの特徴
①３種類の線でフローを書き分ける
BPMNの作成には実線、破線、点線の３種類があります。
それぞれの線の意味は以下の通り。
・実線(シーケンスフロー)：作業の流れ
・破線(メッセージフロー)：外部との連携の様子
・点線(データ関連)：書類やデータの流れ
3種類の線を使って、フローを作成していくことが基本となります。
②プロセス毎の階層を設定できる
各プロセスにはさらに詳細な下位層のプロセスが含まれています。
これによって各段階に応じたプロセスの理解や整理がしやすくなります。
例えば、上位層となる、最も大枠の業務プロセスでは案件全体の進捗管理を、
詳細なプロセスではタスクレベルの業務判断を。
といった風にプロセスの整理が可能となるのです。
BPMSとは？
BPMS：ビジネスプロセスマネジメントシステム
つまり、BPMで作成したプロセスモデルを実行させることができるシステムです。
このシステムにより、フローの進捗管理や、各フローにおける人員と業務システムのアサインが可能となるのです。
このシステムを用いることによって、業務におけるパフォーマンスデータの蓄積、データ分析ができますので、「業務をデジタルに捉えられるようになる」ことが大きなメリットとなります。
ビジネスプロセスの階層化
プロセスの階層とは？
ビジネスプロセスの作成にあたって、業務の大きさ毎に階層分けを行います。
それぞれの階層の目安は以下のようになります。
FL0:事業単位（全社レベル、事業単位）
FL1:事業機能（バリューチェーン機能）
FL2:詳細事業機能（組織レベルのサービス）
FL3:業務機能（上記を構成する、数えられる仕事）
FL4:詳細業務機能（成果物確定単位、組織間ハンドオフ）
FL5:単位作業（人の間のハンドオフ）
FL6:要素作業（作業のステップ）
FL7:単位作業（同一ワークへの操作ステップ）
BPMNで用いるのはFL3~FL6までとなります。
※FL：ファンクションレイヤー
業務の粒度ごとに階層を分ける
具体的に手順化できる業務プロセス階層は「FL3以下」となります。
階層の目安として、FL3は「数を数えられる仕事」となりますが、FL3より上の階層では抽象的過ぎて手順化することができないのです。
業務フローを作成する際に、FL3、FL4などのそれぞれのプロセスの粒度を揃えておかないと、プロセスを共有する際に混乱が起こってしまいます。
最初に階層分けをきっちり行い、階層が低いプロセスは詳細なプロセスとして、上位層のプロセスの中に収納できるようにしてしまいましょう。
階層でとらえるメリット
業務の全体像から詳細までをしっかりと捉えられるようになります。
例えば、RPAを導入しようとしている際などは「具体的にどのプロセスをRPAに任せるのか」が解っていないと導入すら難しくなってしまいますね。
また、複雑な業務であってもしっかりと階層化ができていれば、業務と業務の相互関連が追えますので、一つのプロセスに変更があった場合の影響範囲が捉えられるようになります。
ビジネスプロセス作りを制する者は、プロセスマネジメントを制するのです！
日本語無料ツール
実際に使用するツールとしてはこちらが無料で使えるものでは一番使い勝手が良いです。
日本語で使える、余計な機能がついていなくてシンプルなところが評価されています。
まとめ
ここまで、BPMNの基本的な内容をご紹介させていただきました。
今後の日本市場では重宝されるかつ、海外でもそのまま使える知識ですので、興味が湧いた方は勉強して仕事や転職に活かしてみてはいかがでしょうか？
更にBPMNへの理解を深めるための勉強にはこちらの本が解りやすくておすすめです！
BPMNと関係の深いRPAとは？業務効率化の理解を深めたい方にはこちらの記事もおすすめです▼
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